¿Trabaja en una empresa en la que el trabajo se realiza a menudo por proyectos? Los sectores como la construcción, las industrias creativas, la consultoría, las finanzas y la tecnología son algunos de los que trabajan habitualmente por proyectos, y también lo son los alcances de los proyectos.
El alcance de un proyecto es un documento que describe el proyecto, con todos los detalles relevantes, como: cuánto tiempo debe durar, qué elementos se incluyen y quién está a cargo de qué.
Pueden surgir situaciones difíciles cuando un equipo no tiene un alcance del proyecto claramente definido. Es posible que no se termine el proyecto a tiempo, o que ciertas partes interesadas intenten añadir requisitos adicionales que no se acordaron originalmente, lo que desbarataría el calendario y el presupuesto.
Un alcance del proyecto bien estructurado debe establecer expectativas firmes para que todos estén en sintonía. Un alcance del proyecto mantiene a los equipos enfocados en objetivos claros y resultados realistas.
En este artículo, cubrimos la definición común del alcance del proyecto, por qué son cruciales para el éxito del proyecto y cómo redactar un alcance efectivo. También incluimos una plantilla de alcance del proyecto que puede utilizar y ejemplos del mundo real para que pueda empezar.
¿Qué es el alcance del proyecto?
El «alcance del proyecto» se refiere a los límites de un proyecto: el trabajo que se entregará, el presupuesto, quién participa y el plazo.
La redacción del alcance del proyecto suele ser responsabilidad de un gerente de proyecto (que también se encarga de garantizar que se cumplan todos los hitos del proyecto). Básicamente, se trata de un acuerdo sobre las tareas y los resultados de un proyecto entre un cliente y el equipo o la empresa que realiza el trabajo, pero también puede aplicarse a proyectos internos.
Componentes clavedel alcance de un proyecto
Un alcance de proyecto claro detalla los entregables de un proyecto y debe mantener a todos los involucrados enfocados en los mismos objetivos para alcanzar los resultados deseados. Hay cuatro componentes clave.
- Requisitos: una descripción detallada de lo que el proyecto debe entregar, incluyendo limitaciones, cronograma y restricciones.
- Límites: dónde comienza y termina el proyecto; un alcance idealmente también debe detallar cualquier elemento excluido.
- Restricciones: factores limitantes como el presupuesto, el tiempo y los recursos.
- Resultados: aquello para lo que se está trabajando, es decir, los productos, características o servicios finales que se completarán al final del proyecto.
Redactar un alcance eficaz es esencial para detener la «ampliación del alcance», es decir, cuando se añaden nuevas tareas o elementos a un proyecto sin ajustar los plazos o los presupuestos. Un alcance del proyecto claro y conciso debería evitar que nadie cambie las reglas del juego: su objetivo es establecer los entregables, los límites, las restricciones y los requisitos desde el principio.
Por qué es importante la gestión del alcance
La gestión del alcance implica que las expectativas de todos se establezcan desde el principio. Definir y controlar el alcance de su proyecto puede ayudarle a mantenerse dentro del presupuesto, cumplir los plazos, mantener contentas a las partes interesadas y reducir los riesgos y los malentendidos.
Un alcance bien definido puede reducir las solicitudes de nuevos entregables, lo que le da más posibilidades de terminar a tiempo y dentro del presupuesto. También es un punto de referencia clave para su equipo, un plan y un calendario al que todos pueden referirse.
Los documentos de alcance del proyecto claros, concisos y accesibles son especialmente útiles para los equipos remotos, que no tienen la posibilidad de realizar controles en persona.
Cinco procesos clave de la gestión del alcance
Si sigue una metodología estándar de gestión de proyectos, como la que recomienda el Instituto de Gestión de Proyectos, pasará por estos cinco procesos:
- Recopilar los requisitos: recopilar las necesidades de las partes interesadas, los clientes o los usuarios finales.
- Definir el alcance: preparar su declaración de alcance, que se convierte en el documento de referencia acordado.
- Crear una estructura de desglose del trabajo (EDT): dividir el proyecto en tareas manejables.
- Validar el alcance: confirmar con las partes interesadas que los entregables coinciden con el plan.
- Controlar el alcance: supervisar los cambios y asegurarse de evaluarlos antes de que afecten al proyecto.
Cómoredactarel alcance de un proyecto
La declaración del alcance de un proyecto establece los elementos esenciales del mismo. A continuación, se presentan los puntos clave que deben cubrirse, con algunos consejos rápidos y principios rectores sobre cómo redactar cada uno de ellos.
Justificación del proyecto
Explique por qué está haciendo el proyecto en primer lugar: el propósito. Sea lo más conciso y claro posible. Muestre el problema del mundo real que resuelve el proyecto y la oportunidad que abre.
Ejemplo para crear un portal de autoservicio
Las consultas rutinarias están abrumando a nuestro equipo de atención al cliente, lo que representa el 40 % de la carga de trabajo. Un portal de autoservicio podría liberar tiempo para manejar los problemas críticos de manera más eficiente.
Objetivos del proyecto
Son metas que desglosan exactamente lo que quieres lograr. Al escribirlas, utiliza los principios SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y con límite de tiempo).
Ejemplo:
- Dirigir las consultas de soporte no urgentes al portal de autosoporte.
- Disminuir el número de solicitudes de clientes que requieren un agente de soporte en un 30 % en los 12 meses posteriores al lanzamiento.
Entregables
Los objetivos del proyecto son lo que quieres lograr, y los entregables del proyecto son los resultados tangibles que obtendrás para lograr los objetivos del proyecto. Estos podrían ser un portal de autoayuda, como el anterior, o una aplicación móvil, una guía de formación, un sitio web u otra cosa: un producto, una característica o un servicio. Si hay más de un entregable, enuméralos claramente para que las partes interesadas puedan entenderlos y, más adelante, verificarlos.
Ejemplo:
El principal entregable es una sección de tres páginas en nuestro sitio web actual con preguntas frecuentes de soporte. Los elementos principales incluyen:
- Redacción publicitaria (equipo de contenido)
- Estructuras alámbricas y diseño de páginas web (equipo de diseño)
- Codificación de back-end (equipo de desarrollo)
Criterios de aceptación
Los criterios de aceptación son los estándares o condiciones que cada entregable debe cumplir antes de que usted lo acepte. La idea es que un entregable no está completo/terminado hasta que cumple estos criterios. Es mejor ser lo más explícito posible.
Piense en puntos de referencia de calidad, indicadores de rendimiento medibles o pasos de retroalimentación de los usuarios. Detalle esta sección con claridad para asegurarse de que su equipo conoce el estándar al que se está orientando.
Ejemplo:
El portal debe ser accesible desde la barra de navegación de la página de inicio, con un botón destacado. Debe estar diseñado con nuestra identidad de marca y cargarse al instante, con una experiencia de usuario optimizada y fácil de navegar.
Limitaciones
Explique las limitaciones del proyecto. Por lo general, las tres principales son el presupuesto, el plazo y los recursos. Las limitaciones podrían incluir el acceso a equipos, software, personal u otros recursos relevantes. Indique estas limitaciones desde el principio para que el plan del proyecto sea realista teniendo en cuenta dichas limitaciones.
Ejemplo:
El plazo del proyecto para la entrega final es de 12 semanas, que se completará internamente, sin presupuesto de proveedores.
Supuestos
Los supuestos son aspectos del proyecto que usted cree que son ciertos, pero que no puede confirmar completamente. En otras palabras, cosas que están fuera de su control o son externas a su departamento. Mantenga estas ideas breves y aclárelas con sus partes interesadas. Demasiados supuestos pueden suponer un riesgo de retrasos en el proyecto.
Ejemplo:
- El equipo de contenido puede redactar el texto sin recursos externos.
- El equipo de diseño tiene capacidad para encargarse del diseño de páginas en colaboración con los diseñadores de UX.
- Presupuesto para proveedores externos posible, si es necesario.
Exclusiones
Esta parte del alcance de su proyecto describe las tareas o elementos específicos que no forman parte del proyecto. Es su oportunidad de enumerar lo que no entregará para evitar desviaciones del alcance o malentendidos más adelante.
Ejemplo:
- No se incluyen más de tres revisiones de copia
- No se incluyen más de dos revisiones de diseño
- Revisiones de diseño posteriores al lanzamiento excluidas
Dentro del alcance o fuera del alcance
Estas secciones son una forma sencilla de dividir qué características o áreas forman parte del proyecto (dentro del alcance) y cuáles no (fuera del alcance). Son similares a las exclusiones, por lo que puede parecerte innecesario añadirlas.
Sin embargo, ofrecen una visión directa y comparativa de lo que hará y lo que no hará como parte de su proyecto. Utilice una lista simple de dos columnas o viñetas. Sea lo más específico posible.
Ejemplo:
| Dentro del ámbito | Fuera de alcance |
| Desarrollo de una nueva página de preguntas frecuentesIntegración de un botón de página de inicioTraducir contenidos al francés | Elementos de vídeoTraducciones a otros idiomas |
Proceso de control de cambios
Por muy bien que se planifique, a veces las cosas cambian. Esta sección explica cómo gestionar los cambios. Describe los pasos a seguir cuando alguien quiere modificar el alcance acordado, como añadir un nuevo entregable o ampliar el plazo. Para explicar cómo las partes interesadas pueden presentar solicitudes de cambio, deberá proporcionar detalles sobre quién las revisa y cómo decidirá si las aprueba.
Ejemplo:
Cualquier solicitud para añadir nuevas secciones de preguntas frecuentes requiere un formulario de solicitud de cambio formal, una revisión del impacto presupuestario y la aprobación del jefe de departamento.
Proyecto.Plantilla de alcance
A continuación encontrará una plantilla simplificada que puede copiar y adaptar a su proyecto. Incluya más detalles donde lo necesite o elimine los que no se apliquen a su proyecto.
| Declaración del alcance del proyecto | |
| Título del proyecto | |
| Director del proyecto | |
| Fecha | |
| Justificación del proyecto | |
| Objetivos | |
| Resultados | |
| Dentro del alcance | Fuera del ámbito de aplicación |
| Restricciones | |
| Supuestos | |
| Criterios de aceptación | |
| Principales partes interesadas | |
| Proceso de control de cambios | |
| Calendario | |
| Presupuesto |
Ejemplo de alcance del proyecto: proyecto de desarrollo de software
Imagina que eres un gestor de proyectos que crea una aplicación móvil para una pequeña empresa que vende accesorios de moda. La empresa quiere facilitar a los clientes la búsqueda de productos en sus teléfonos y la compra y seguimiento de pedidos. He aquí cómo podría completar el alcance de un proyecto para este escenario.
| Enunciado del alcance del proyecto | |
| Título del proyecto | Aplicación móvil |
| Jefe de proyecto | Jess Spiro |
| Fecha | 1/2/2025 |
| Justificación del proyecto | El cliente quiere aumentar las ventas en línea un 25% en seis meses lanzando una aplicación de comercio electrónico fácil de usar, segura y capaz de gestionar un tráfico elevado. La aplicación también reducirá la dependencia del servicio de atención al cliente telefónico al ofrecer opciones de autoservicio. |
| Objetivos | Aumentar las ventas en línea en un 25% en los seis meses siguientes al lanzamiento de la aplicación.Reducir en un 15% las solicitudes de asistencia telefónica entrantes ofreciendo funciones de autoservicio (preguntas frecuentes, asistencia por chat).Aumentar la visibilidad de la marca y mejorar la experiencia del cliente mediante una plataforma móvil intuitiva y fácil de usar. |
| Entregables | Desarrollar aplicaciones iOS y Android totalmente funcionales.Producir un prototipo y maquetas de diseño.Crear documentación para el usuario y guías de formación para el personal.Diseñar un plan de apoyo posterior al lanzamiento (tres meses). |
| Dentro del alcance | Fuera del ámbito de aplicación |
| Facilitar el registro y el inicio de sesión de los usuarios.Elaborar un catálogo de productos que incorpore búsqueda y filtro.Añadir procesamiento de pago seguro.Incluir seguimiento de pedidos y notificaciones.Implementar un motor básico de recomendación de productos basado en IA.Integrar el software de gestión de inventario existente del cliente. Garantizar el cumplimiento de la normativa australiana sobre protección de datos. | Rediseño del sitio web más allá de la integración de la aplicación móvil.Añadir funcionalidades avanzadas de IA y aprendizaje automático (más allá de las recomendaciones básicas).Proporcionar mantenimiento más allá de la ventana de soporte inicial de tres meses.Añadir nuevas líneas de productos o funciones que las partes interesadas puedan introducir después de la fecha de inicio del proyecto. |
| Limitaciones | El presupuesto es de 70.000 dólares, incluyendo diseño, desarrollo y pruebas. El proyecto tiene un calendario de desarrollo de 20 semanas (desde el inicio hasta el lanzamiento de la aplicación). Los recursos limitados son el desarrollador interno de la empresa, un diseñador UX a tiempo parcial y un especialista en control de calidad. |
| Supuestos | El cliente proporcionará todos los activos de marca, imágenes de productos y descripciones en la segunda semana.Tendremos listas las claves API de terceros (por ejemplo, pasarelas de pago) en la tercera semana.El equipo de desarrollo puede utilizar las bibliotecas de código y los marcos existentes para una integración más rápida. |
| Criterios de aceptación | La aplicación debe gestionar correctamente al menos 500 usuarios simultáneos sin problemas de rendimiento.El tiempo de carga de la página debe ser inferior a tres segundos para el 90% de los usuarios.La integración de pago seguro probada y aprobada debe cumplir las normas neozelandesas de seguridad de datos pertinentes.El cliente debe aprobar el diseño final de la interfaz de usuario y la interfaz de usuario antes de que el desarrollo pase a la fase de pruebas. |
| Principales partes interesadas | El propietario de la empresa será el patrocinador del proyecto.El responsable de marketing supervisará las actividades de promoción.El desarrollador interno asumirá la dirección técnica.El diseñador UX a tiempo parcial desarrollará la interfaz y la experiencia de usuario.El especialista en control de calidad se encargará de las pruebas y los controles de calidad. |
| Proceso de control de cambios | Los miembros del equipo del proyecto deben documentar cualquier característica o cambio adicional en un formulario de solicitud de cambios.El director del proyecto revisará las solicitudes de cambio y evaluará su impacto en el presupuesto, el calendario y la calidad.El patrocinador del proyecto (propietario de la empresa) dará la aprobación final o rechazará las solicitudes de cambio. |
| Calendario | Semana 1: Recopilación de requisitos para el lanzamiento del proyecto.Semanas 2-4: Diseño de maquetas y confirmación de los activos de marca.Semanas 5-10: Desarrollo de las funciones principales (catálogo de productos, registro de usuarios, pasarela de pago).Semanas 11-13: Realización de pruebas, revisiones de control de calidad y comentarios de las partes interesadas.Semanas 14-16: Aplicar los últimos retoques y realizar el lanzamiento oficial. |
| Presupuesto | $70,000.Desarrollo (desarrollador interno): $40,000Diseño (UX, activos de marca): $15,000Pruebas y control de calidad: 10.000 dólaresVarios e imprevistos: 5.000 $. |
Es una buena idea mantener un historial de versiones de su tabla de alcance. De esta manera, puede realizar un seguimiento de cualquier cambio aprobado a través de su proceso de control de cambios.
Las mejores prácticas para crear el alcance de un proyecto
A continuación, se ofrecen algunos consejos para garantizar los mejores resultados a medida que avanza en el alcance de su proyecto:
- Involucre a las partes interesadas clave desde el primer día. Recopile las aportaciones y la aprobación de todos para garantizar que entienden el plan y pueden señalar cualquier preocupación. Esto reduce la posibilidad de obstáculos inesperados en el futuro.
- Utilice un lenguaje claro y específico. Evite las palabras de moda, los términos ambiguos o las siglas. Es posible que haya miembros del equipo con distintos niveles de experiencia. La especificidad es importante para evitar confusiones: «carga en menos de tres segundos» es mucho mejor que «carga rápidamente».
- Asegúrese de que los objetivos del alcance se ajustan a los entregables. Si un entregable no guarda relación con los objetivos, considere la posibilidad de eliminarlo.
- Incluya ayudas visuales. Los diagramas de flujo, las maquetas o los esquemas pueden ayudar a explicar características complejas. Las imágenes suelen transmitir las ideas mejor (y más rápido) que los bloques de texto.
- Revisar y corregir. El alcance del proyecto no es inamovible y debe ser iterativo. Si surge nueva información o cambian las condiciones, actualice su documento. Las revisiones frecuentes pueden ayudarle a evitar desviarse del rumbo.
- Establezca un procedimiento claro de control de cambios y apéguese a él. Documente las solicitudes de cambio, evalúe su impacto y apruébelas antes de añadirlas al proyecto. Este proceso ayuda a evitar que los presupuestos y los plazos se descarrilen.
- Establezca plazos realistas. Muchos proyectos no cumplen las expectativas porque los equipos intentan hacer demasiado y demasiado rápido. Incluya tiempo para comentarios y pruebas, así como para problemas inesperados que podrían estropear el trabajo. Incorporar un margen de seguridad en su alcance puede ser de gran ayuda para mantener bajos los niveles de estrés y cumplir con los plazos.
Un canal de trabajo ágil o iterativo puede ayudarte a perfeccionar el alcance a medida que aprendes más sobre el proyecto. Algunas herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones basadas en inteligencia artificial para predecir las necesidades de recursos, establecer plazos realistas y automatizar tareas repetitivas. Estas funciones pueden hacer más eficiente la gestión del alcance y reducir parte de la carga de los gestores de proyectos.
Los errores comunes que deben evitarse en la gestión del alcance del proyecto
Los errores comunes del alcance del proyecto reflejan lo que sucede si no se siguen las mejores prácticas. Podemos enmarcarlos con una estructura de «si no haces (x), entonces sucederán cosas malas (y)».
- Si no se niega la inclusión de elementos fuera de alcance, se corre el riesgo de que el alcance se desvíe al añadir características sin ningún alivio en términos de presupuesto o plazos.
- Si no involucras a las partes interesadas desde el principio y programas revisiones, te arriesgas a tener prioridades poco claras y podrías perder comentarios potencialmente valiosos.
- Si no defines todo en términos simples, te arriesgas a una confusión que obstaculice el progreso.
- Si no registras formalmente cada solicitud de cambio, te arriesgas a una posible falta de comunicación con los equipos que operan con promesas verbales.
- Si no te aseguras de que tus objetivos sean SMART, te arriesgas a desviarte del camino, ya que nadie sabe cómo es el éxito.
- Si no enumera las exclusiones o las características fuera de alcance, corre el riesgo de que se cuelen tareas adicionales.
Tener en cuenta estos escollos puede ayudarle a evitar muchos de los típicos quebraderos de cabeza de los proyectos.
Herramientas y técnicas para la gestión del alcance del proyecto
Combinar varias técnicas con herramientas de gestión de proyectos específicas puede ayudarle a realizar un seguimiento de todos los entregables para garantizar que el alcance del proyecto se ajusta a sus objetivos y limitaciones generales.
Algunas técnicas y herramientas pueden ser valiosas incorporaciones a su conjunto de herramientas de gestión del tiempo, asegurando que aprovecha al máximo cada día en el trabajo.
He aquí un vistazo a algunas técnicas que puede utilizar.
- EDT
Este método es un desglose de tareas en forma de árbol que detalla todo lo que necesita para completar el proyecto. Puede asignar responsabilidades individuales y establecer plazos específicos dividiendo el proyecto en tareas más pequeñas.
- Plan de gestión del alcance
Este documento explica cómo definir, revisar, cambiar y aprobar el alcance en las diferentes fases del proyecto. Esto ayuda a todos a comprender los procesos a seguir cuando surge algo nuevo.
- Matriz de trazabilidad de requisitos
Esta hoja de cálculo o tabla vincula cada requisito del proyecto a su fuente (como una solicitud específica de una parte interesada) y lo rastrea a través del desarrollo y las pruebas. Este enfoque garantiza que no se pase nada por alto.
- Metodologías ágiles
Son marcos para el desarrollo iterativo. Le permiten perfeccionar el alcance a medida que aprende más sobre el proyecto. Son especialmente útiles para gestionar los requisitos de cambio y fomentar la retroalimentación frecuente.
He aquí una tabla que resume las principales herramientas de gestión de proyectos que habrá en el mercado en 2024:
| Herramienta | Características principales | Gestión del alcance | Integración de la IA |
| Asana | seguimiento y asignación de tareascuadros de mando personalizables | fácil creación de subtareas para desgloses similares a los de la EDT seguimiento claro del alcance con hitos | automatización de la asignación de tareasRecomendaciones basadas en IA para optimizar los plazos de los proyectos. |
| ClickUp | espacio de trabajo todo en uno con documentos, chat y pizarras blancasdiagramas de Gantt y vistas Kanban | función “Metas” independiente para alinearse con los objetivosplantillas integradas para las declaraciones de alcance | Asistente AI para la redacción de descripciones de tareasalertas inteligentes sobre posibles desviaciones del alcance. |
| Monday.com | interfaz muy visual con tablerosseguimiento del tiempo e informes | cronograma y vistas de Gantt para ayudar a realizar un seguimiento de las tareas dentro y fuera de alcancelistas de comprobación automatizadas | conocimientos de aprendizaje automático para predecir los cuellos de botellaactualizaciones de progreso automatizadas basadas en la finalización de tareas. |
| Wrike | colaboración en tiempo realformularios de solicitud y aprobaciones personalizados | aprobaciones del alcance integradas en los flujos de trabajoformularios de solicitud dinámicos para controlar los cambios de alcance | análisis basados en IA para resaltar las tareas de riesgorecomendaciones automatizadas de asignación de recursos. |
| Jira | originalmente para el desarrollo de software (ágil)informes avanzados | backlog claro para determinar el alcance de las historias de usuariojerarquía épica/tarea integrada para la EDT | sugerencias de planificación de sprints basadas en IA (mediante plugins)análisis predictivo de los cuellos de botella del flujo de trabajo. |
Definir un alcance sólido del proyecto establece expectativas claras para todos los involucrados en el proyecto. Cuando se define claramente el alcance, se puede mantener un proyecto en marcha, evitando retrasos y distracciones.
La gestión del alcance no consiste en microgestionar o fijar cada detalle en piedra. Se trata de crear un cronograma, definir los entregables y establecer hitos para llegar a un producto, servicio o resultado final acordado.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué se escribe en el alcance de un proyecto?
Utilice un lenguaje claro y sencillo para describir los objetivos, los entregables, las limitaciones y las exclusiones de su proyecto. Defina cómo medirá el éxito y anote cualquier suposición para que todos sepan cuál es el resultado deseado.
¿Qué es una buena declaración del alcance del proyecto?
Una declaración de alcance sólida es concisa, específica y procesable. Aborda el motivo por el que existe el proyecto, los entregables clave, las limitaciones (como el presupuesto y el tiempo) y cómo define el éxito.
¿En qué se diferencia el alcance del proyecto de los objetivos y entregables del proyecto?
El alcance del proyecto establece los límites: lo que incluye y lo que no incluye el proyecto. Los objetivos del proyecto son las metas generales que se quieren alcanzar. Los entregables del proyecto son los productos o resultados tangibles que se producen para cumplir los objetivos.
¿Cuáles son los componentes de una declaración de alcance del proyecto?
Estos suelen incluir la justificación del proyecto, los objetivos, los entregables, los criterios de aceptación, las limitaciones, las suposiciones y las exclusiones. En conjunto, estos elementos describen todo lo que abarca el proyecto y aclaran las expectativas.
¿Cuáles son los errores más comunes al crear el alcance de un proyecto?
Problemas como permitir la desviación del alcance, tener objetivos poco claros, ignorar los comentarios de las partes interesadas y no documentar los cambios pueden hacer fracasar un proyecto. Mantener actualizada la declaración de alcance y aplicar procesos de control de cambios ayuda a evitar estos desafíos.
